เขียน TOR จัดซื้อพาเลทพลาสติกยังไง ให้ได้ของตรงงาน ไม่ล็อกสเปก (มีตัวอย่างให้คัดลอก)

1. TOR คืออะไร ทำไมงานจัดซื้อพาเลทต้องมี

TOR (Terms of Reference) หรือที่หน่วยงานรัฐเรียกว่า "ขอบเขตของงานและคุณลักษณะเฉพาะ" คือเอกสารที่บอกผู้เสนอราคาทุกรายว่าองค์กรต้องการสินค้าแบบไหน ต้องผ่านเงื่อนไขอะไร และจะตรวจรับด้วยเกณฑ์ใด สำหรับพาเลทพลาสติก TOR สำคัญมาก เพราะพาเลทสองรุ่นที่หน้าตาเหมือนกันและขนาดเท่ากัน อาจรับน้ำหนักต่างกันหลายเท่า และมีราคาต่างกันมาก

ถ้าไม่มี TOR หรือ TOR เขียนไม่ชัด ฝ่ายจัดซื้อจะเจอปัญหา 3 แบบ คือ ใบเสนอราคาแต่ละเจ้าเทียบกันไม่ได้ ได้ของถูกที่สเปกต่ำกว่างานจริง และตอนตรวจรับไม่มีเกณฑ์ให้ปฏิเสธของที่ไม่ผ่าน TOR ที่ดีจึงเป็นทั้งเครื่องมือคัดผู้ขาย และเป็นหลักฐานคุ้มครองฝ่ายจัดซื้อเองเมื่อถูกตรวจสอบภายหลัง

บทความนี้อยู่ขั้นตอนก่อน การเทียบใบเสนอราคาพาเลทพลาสติก ถ้า TOR เขียนดีตั้งแต่ต้น การเทียบราคาในขั้นถัดไปจะง่ายขึ้นมาก เพราะทุกเจ้าเสนอบนสเปกเดียวกัน

2. โครงสร้าง TOR พาเลทพลาสติก 10 หัวข้อ

TOR พาเลทพลาสติกที่ใช้งานได้จริงควรมีอย่างน้อย 10 หัวข้อต่อไปนี้ แต่ละหัวข้อตอบคำถามคนละเรื่อง ถ้าขาดข้อใดไป ผู้เสนอราคาจะตีความเอง

TOR ที่ดีต้องระบุทุกค่าเป็นตัวเลขที่วัดได้ เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ตรวจรับในภายหลัง

3. เขียนขนาดและรูปแบบพาเลทให้วัดผลได้

หลักสำคัญคือทุกค่าต้องเป็นตัวเลขที่วัดได้ และมีค่าคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้กำกับ เช่น "ขนาด 1,000 x 1,200 x 150 มม. คลาดเคลื่อนได้ไม่เกิน ±5 มม." ถ้าเขียนแค่ "ขนาดมาตรฐาน" ผู้เสนอราคาแต่ละรายจะเข้าใจไม่ตรงกัน เพราะในตลาดมีพาเลทหลายขนาด ดูรายละเอียดขนาดยอดนิยมได้ใน ตารางเทียบพาเลทพลาสติกทุกขนาด

สิ่งที่ต้องระบุในหมวดขนาดและรูปแบบ

• ขนาด กว้าง x ยาว x สูง พร้อมค่าคลาดเคลื่อน ควรวัดจากชั้นวางและรถยกที่ใช้อยู่จริง
• ทิศทางสอดงา สอดได้ 2 ทาง หรือ 4 ทาง ถ้าคลังใช้ทั้งรถยกและแฮนด์ลิฟต์ ควรระบุ 4 ทาง
• รูปแบบหน้าพาเลท หน้าเดียวหรือสองหน้า หน้าทึบหรือหน้าโปร่ง ถ้ายังไม่แน่ใจศัพท์ อ่าน ศัพท์พาเลทที่ฝ่ายจัดซื้อต้องรู้ ก่อนเขียน
• ใช้ได้ด้านเดียวหรือสองด้าน (Non-Reversible หรือ Reversible) ซึ่งมีผลต่อราคาและน้ำหนักพาเลท
• ตัวจมหรือตัวลอย ถ้าวางบนพื้นที่มีความชื้น ดูความต่างได้ใน พาเลทตัวจมกับตัวลอยต่างกันยังไง
• น้ำหนักพาเลทเปล่า ระบุเป็นช่วง เช่น "ไม่น้อยกว่า ... กก." เพราะน้ำหนักเนื้อพลาสติกมักสัมพันธ์กับความแข็งแรง

4. ระบุวัสดุ: HDPE, PP, เม็ดใหม่หรือรีไซเคิล

พาเลทพลาสติกส่วนใหญ่ผลิตจาก HDPE หรือ PP ทั้งสองแบบใช้งานได้ดีแต่มีจุดเด่นต่างกัน HDPE ทนแรงกระแทกและอุณหภูมิต่ำได้ดี ส่วน PP แข็งและรับน้ำหนักได้ดีในราคาที่ประหยัดกว่า สิ่งที่ TOR ควรระบุชัดเจนที่สุดไม่ใช่ชนิดพลาสติก แต่คือ สัดส่วนเม็ดพลาสติกใหม่ (Virgin) กับเม็ดรีไซเคิล เพราะเม็ดรีไซเคิลทำให้ราคาถูกลง แต่คุณภาพแต่ละล็อตไม่สม่ำเสมอ

ถ้างานไม่ได้สัมผัสอาหารและเน้นงบประมาณ เม็ดผสมยังใช้ได้ แต่ควรกำหนดค่ารับน้ำหนักให้ชัด เพื่อให้ผลลัพธ์ปลายทางวัดได้ ส่วนงานอาหารหรือยา ควรระบุเม็ดใหม่ 100% เหตุผลเชิงลึกเรื่องวัสดุกับราคาอ่านได้ที่ ทำไมพาเลทพลาสติกบางเจ้าราคาถูก บางเจ้าราคาสูง

5. ระบุค่ารับน้ำหนักและวิธีทดสอบ

ค่ารับน้ำหนักเป็นหัวข้อที่สำคัญที่สุด และพลาดบ่อยที่สุด TOR จำนวนมากเขียนแค่ "รับน้ำหนักได้ 1 ตัน" โดยไม่บอกว่าเป็นการรับน้ำหนักแบบไหน ซึ่งผู้เสนอราคาสามารถนำค่าที่สูงที่สุดมาใส่ได้ พาเลทพลาสติกมีค่ารับน้ำหนัก 3 แบบที่ต้องระบุแยกกัน

ค่าที่ต้องดูมากที่สุดคือค่าที่ต่ำที่สุดในการใช้งานจริงของคุณ เช่น คลังที่มีชั้นวางต้องใช้ Racking Load เป็นตัวตัดสิน ไม่ใช่ Static Load อธิบายความต่างของทั้ง 3 ค่าแบบละเอียดได้ใน Static, Dynamic และ Racking Load คืออะไร และถ้าจะขึ้นชั้นวางหนัก ควรอ่านเรื่อง พาเลทเสริมเหล็กสำหรับระบบ Racking ประกอบ

กำหนดวิธีวัดและเกณฑ์ผ่านไว้ใน TOR ตั้งแต่แรก ทีมตรวจรับจะทำงานได้ตรงไปตรงมา

วิธีเขียนค่ารับน้ำหนักใน TOR

• ระบุครบทั้ง 3 ค่า เป็นหน่วยกิโลกรัม เช่น "Static ไม่น้อยกว่า ... กก. / Dynamic ไม่น้อยกว่า ... กก. / Racking ไม่น้อยกว่า ... กก."
• ระบุว่าเป็นค่า "น้ำหนักกระจายสม่ำเสมอ" (Uniformly Distributed Load) เพื่อไม่ให้ผู้ขายใช้เงื่อนไขอื่นมาอ้าง
• กำหนดให้ผู้เสนอราคาแนบเอกสารสเปกหรือผลทดสอบของรุ่นที่เสนอ
• ถ้าเป็นการสั่งล็อตใหญ่ กำหนดสิทธิ์ขอตัวอย่างไปทดสอบหน้างานก่อนตัดสิน

อย่าลืมว่าพาเลทที่ขนาดเท่ากันไม่ได้แปลว่ารับน้ำหนักเท่ากัน ดูตัวอย่างจริงได้ใน น้ำหนักตัวพาเลทกับค่ารับน้ำหนักต่างกันยังไง

6. ข้อกำหนดตามลักษณะงาน: อาหาร ส่งออก ระบบอัตโนมัติ

นอกจากสเปกพื้นฐาน TOR ควรมีหมวดเฉพาะตามลักษณะงานขององค์กร หมวดนี้มักเป็นตัวแยกผู้เสนอราคาที่มีของจริง ออกจากผู้เสนอราคาที่มีแต่รุ่นทั่วไป

ถ้าต้องการพาเลทสีประจำบริษัท หรือสกรีนโลโก้เพื่อลดการสูญหาย ให้ระบุไว้ในหมวดนี้ด้วย โดยทั่วไปการผลิตสีพิเศษต้องสั่งขั้นต่ำ ซึ่งของศรีไทยอยู่ที่ 300 ใบ ดูเหตุผลและแนวทางต่อรองได้ใน ทำไมต้องสั่งขั้นต่ำ 300 ชิ้น

7. คุณสมบัติผู้เสนอราคา การส่งมอบ ตรวจรับ และรับประกัน

คุณสมบัติผู้เสนอราคา

สำหรับงานล็อตใหญ่ ควรกำหนดคุณสมบัติที่ยืนยันได้ด้วยเอกสาร เช่น เป็นผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับการแต่งตั้ง มีระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 มีหนังสือรับรองผลงานขายพาเลทในปริมาณใกล้เคียงกัน และสามารถส่งตัวอย่างให้ตรวจได้ ข้อกำหนดเหล่านี้ช่วยคัดผู้ขายที่ไม่มีโรงงาน ซึ่งมักติดตามเคลมได้ยาก รายละเอียดการประเมินโรงงานอ่านต่อได้ที่ 8 ข้อที่ฝ่ายจัดซื้อต้องเช็กก่อนเลือกโรงงานพาเลท และ มาตรฐานและใบรับรองที่ควรขอดู

การส่งมอบ

ระบุสถานที่ส่ง กำหนดส่ง การแบ่งงวด ใครรับผิดชอบค่าขนส่งและการลงสินค้า ถ้าคลังรับของได้เฉพาะบางช่วงเวลา ต้องเขียนไว้ด้วย ถ้ายังไม่แน่ใจว่าต้องสั่งกี่ใบ ใช้วิธีคำนวณใน คำนวณจำนวนพาเลทและงบก่อนสั่งซื้อ

การตรวจรับ

กำหนดจำนวนตัวอย่างที่สุ่มตรวจต่อล็อต รายการที่ตรวจ (ขนาด น้ำหนักพาเลท ลักษณะภายนอก รอยแตก สี) และเกณฑ์ผ่านหรือไม่ผ่าน ขั้นตอนตรวจรับแบบละเอียดอยู่ใน ตรวจรับพาเลทพลาสติกล็อตใหญ่

การรับประกัน

ระบุระยะเวลารับประกัน สิ่งที่ครอบคลุม (เช่น แตกหักจากการใช้งานปกติภายใต้ค่ารับน้ำหนักที่กำหนด) ระยะเวลาเปลี่ยนสินค้าใหม่ และกรณีที่ไม่ครอบคลุม พาเลทพลาสติกคุณภาพดีโดยทั่วไปรับประกัน 1-5 ปี ขึ้นกับรุ่นและลักษณะงาน

8. ล็อกสเปก ไม่ล็อกยี่ห้อ: เขียนยังไงให้แข่งขันได้

TOR ที่ดีต้องล็อก "ผลลัพธ์" ไม่ใช่ล็อก "ผู้ขาย" สำหรับหน่วยงานรัฐ กฎหมายจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐกำหนดไม่ให้เขียนคุณลักษณะเฉพาะให้ใกล้เคียงยี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่ง เว้นแต่มีเหตุผลรองรับ ส่วนบริษัทเอกชน ถึงจะไม่ติดข้อกฎหมายนี้ แต่ TOR ที่เปิดให้หลายรายแข่งขันก็ช่วยให้ได้ราคาที่ดีกว่า และลดความเสี่ยงถูกตั้งคำถามจากฝ่ายตรวจสอบภายใน

เทคนิคคือ ใช้ค่าต่ำสุดที่ยอมรับได้ ("ไม่น้อยกว่า") และช่วงค่าคลาดเคลื่อน แทนการระบุค่าตายตัว แล้วให้น้ำหนักกับค่ารับน้ำหนักและการรับประกัน ซึ่งเป็นตัวบอกคุณภาพจริง

9. ตัวอย่าง TOR พาเลทพลาสติก (คัดลอกไปใช้ได้)

ตัวอย่างด้านล่างเป็นโครงสำหรับกรอกเอง ช่อง "..." คือค่าที่ต้องใส่ตามงานจริงของแต่ละองค์กร ไม่ควรใช้ค่าจากตัวอย่างของผู้อื่น เพราะแต่ละคลังมีชั้นวาง รถยก และน้ำหนักสินค้าไม่เหมือนกัน

เมื่อได้ใบเสนอราคากลับมาแล้ว ใช้ตารางเปรียบเทียบผู้ขาย 3 รายใน เทียบใบเสนอราคาพาเลทพลาสติก ต่อได้ทันที และถ้าต้องการกรอบงบประมาณก่อนเปิด TOR ดูช่วงราคาล่าสุดได้ที่ พาเลทพลาสติกราคาเท่าไหร่

10. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยใน TOR พาเลท

• เขียนค่ารับน้ำหนักค่าเดียว โดยไม่ระบุว่าเป็น Static, Dynamic หรือ Racking
• คัดลอกสเปกจากใบเสนอราคาของผู้ขายรายเดียวมาทั้งชุด ทำให้รายอื่นเสนอไม่ได้
• ไม่วัดชั้นวางและรถยกจริงก่อนกำหนดขนาด
• ไม่ระบุสัดส่วนเม็ดพลาสติกใหม่ จึงได้พาเลทเม็ดรีไซเคิลในราคาเม็ดใหม่
• ไม่มีเกณฑ์ตรวจรับ ทำให้ปฏิเสธของที่ไม่ผ่านได้ยาก
• ไม่ระบุเงื่อนไขการรับประกัน หรือเขียนแค่ "มีรับประกัน" โดยไม่มีระยะเวลา
• ตัดสินด้วยราคาต่อใบอย่างเดียว ไม่คิดต้นทุนต่อรอบการใช้งานตลอดอายุพาเลท

ถ้าเขียน TOR แล้วยังไม่แน่ใจว่าสเปกเหมาะกับงานหรือไม่ ปรึกษา สายด่วนพาเลทศรีไทย ได้ฟรี ทีมงานช่วยดูได้ว่าค่ารับน้ำหนักที่ตั้งไว้สูงหรือต่ำเกินงานจริงหรือไม่

11. คำถามที่พบบ่อย

บทความที่เกี่ยวข้อง