เอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อต้องขอก่อนขึ้นทะเบียนผู้ขายพาเลทพลาสติก (Vendor Registration Checklist)

1. ทำไมต้องขึ้นทะเบียนผู้ขายก่อนสั่งพาเลท

การขึ้นทะเบียนผู้ขาย (Vendor Registration หรือ Supplier Onboarding) คือการตรวจว่าผู้ขายมีตัวตนจริง เสียภาษีถูกต้อง มีความสามารถผลิตและส่งมอบได้ตามที่เสนอ และจะยังอยู่รับเคลมตลอดอายุการรับประกัน สำหรับพาเลทพลาสติก ข้อสุดท้ายสำคัญมาก เพราะพาเลทถูกใช้งานหลายปี และการรับประกันมักยาว 1-5 ปี ถ้าผู้ขายปิดกิจการไปก่อน การรับประกันก็ไม่มีความหมาย

อีกเหตุผลคือการตรวจสอบภายใน ฝ่ายตรวจสอบมักถามว่าผู้ขายรายนี้ผ่านการคัดกรองอย่างไร เอกสารในแฟ้มผู้ขายคือหลักฐานที่ตอบคำถามนี้ได้ ขั้นตอนนี้ทำคู่กับ การเขียน TOR จัดซื้อพาเลท และ 8 ข้อที่ต้องเช็กก่อนเลือกโรงงานพาเลท

2. เอกสารกลุ่มที่ 1: ยืนยันตัวตนนิติบุคคล

เอกสารกลุ่มนี้เป็นพื้นฐานที่ทุกองค์กรขอ ใช้ยืนยันว่าผู้ขายเป็นนิติบุคคลที่จดทะเบียนถูกต้อง และคนที่เซ็นเอกสารมีอำนาจลงนามจริง

3. เอกสารกลุ่มที่ 2: ยืนยันว่าเป็นโรงงานผลิตจริง

ตลาดพาเลทพลาสติกมีทั้งโรงงานผู้ผลิตและผู้ขายต่อ ทั้งสองแบบขายได้ถูกกฎหมาย แต่สำหรับงานล็อตใหญ่ งานสั่งผลิตสีพิเศษ หรืองานที่ต้องการรับประกันยาว ผู้ผลิตโดยตรงมักติดตามเรื่องคุณภาพและเคลมได้ง่ายกว่า เพราะคุมกระบวนการผลิตเอง

• ใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงาน (ร.ง.4) ยืนยันว่ามีโรงงานที่ได้รับอนุญาต ตรวจชื่อผู้ประกอบการ ที่ตั้ง และประเภทกิจการให้ตรงกับผู้ขาย
• ใบรับรองระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 ให้ดูขอบเขตการรับรอง (Scope) ว่าครอบคลุมการผลิตพาเลทหรือไม่ ไม่ใช่ครอบคลุมแค่สำนักงานขาย และดูวันหมดอายุ
• ที่อยู่โรงงานและภาพกระบวนการผลิต ถ้าเป็นการสั่งครั้งแรกในมูลค่าสูง ควรขอเข้าเยี่ยมชมโรงงาน (Factory Audit)
• รายละเอียดกำลังการผลิตและระยะเวลาผลิต ใช้ประเมินว่ารับล็อตใหญ่และส่งตามกำหนดได้จริง

ตัวอย่างข้อมูลโรงงานแบบเปิดเผย ดูได้ที่ โรงงานผลิตพาเลทพลาสติกศรีไทย อมตะซิตี้ ชลบุรี

4. เอกสารกลุ่มที่ 3: ยืนยันความมั่นคงทางการเงิน

ฝ่ายจัดซื้อมักข้ามกลุ่มนี้ แต่ความมั่นคงทางการเงินคือสิ่งที่บอกว่าผู้ขายจะยังอยู่รับประกันสินค้าหรือไม่ และจะส่งของได้ครบในช่วงที่ราคาเม็ดพลาสติกผันผวนหรือไม่

บริษัททั่วไปส่งงบการเงินประจำปีให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าทุกปี จึงตรวจย้อนหลังได้ ส่วนบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องเปิดเผยงบรายไตรมาสด้วย ดูรายละเอียดในหัวข้อที่ 8

5. เอกสารกลุ่มที่ 4: ยืนยันคุณภาพสินค้าและบริการ

• แคตตาล็อกและสเปกสินค้ารุ่นที่เสนอ ต้องมีขนาด วัสดุ และค่ารับน้ำหนักครบทั้ง Static, Dynamic และ Racking Load อ่านความหมายได้ที่ Static, Dynamic และ Racking Load คืออะไร
• หนังสือรับประกันสินค้า ระบุระยะเวลา สิ่งที่ครอบคลุม และระยะเวลาเปลี่ยนสินค้า เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่แค่ระบุในใบเสนอราคา
• หนังสือรับรองผลงาน หรือรายชื่อลูกค้าอ้างอิง ควรเป็นงานพาเลทที่ปริมาณหรือลักษณะงานใกล้เคียงกัน
• ใบรับรองมาตรฐานอื่นที่เกี่ยวกับงาน เช่น ISO 14001 ด้านสิ่งแวดล้อม หากองค์กรมีนโยบายจัดซื้อสีเขียว ดูวิธีอ่านใบรับรองแต่ละแบบได้ใน มาตรฐานและใบรับรองพาเลทที่ควรรู้
• ตัวอย่างสินค้า สำหรับทดสอบหน้างานก่อนอนุมัติ แล้วใช้เกณฑ์เดียวกันตอน ตรวจรับพาเลทล็อตใหญ่

6. ตรวจสอบเอกสารเองฟรี ทำได้อย่างไร

สำเนาเอกสารปลอมแปลงได้ ฝ่ายจัดซื้อจึงควรตรวจกับแหล่งข้อมูลต้นทางทุกครั้ง โดยส่วนใหญ่ตรวจได้ฟรีทางออนไลน์

7. สัญญาณเตือนที่ควรหยุดก่อนอนุมัติผู้ขาย

• ชื่อบนใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี และบัญชีธนาคาร ไม่ตรงกัน
• ขอให้โอนเงินเข้าบัญชีบุคคล หรือเปลี่ยนเลขบัญชีกลางคันโดยไม่มีหนังสือยืนยันจากผู้มีอำนาจ
• อ้างว่าเป็นโรงงาน แต่ไม่มีที่อยู่โรงงาน หรือไม่ยอมให้เข้าเยี่ยมชม
• ใบรับรอง ISO หมดอายุแล้ว หรือขอบเขตไม่ครอบคลุมการผลิตพาเลท
• ไม่ส่งงบการเงิน หรืองบแสดงส่วนของผู้ถือหุ้นติดลบต่อเนื่องหลายปี
• ให้การรับประกันด้วยวาจาเท่านั้น ไม่ยอมออกเป็นหนังสือ
• ไม่มีสเปกค่ารับน้ำหนักเป็นเอกสาร หรือให้แค่ตัวเลขรวมค่าเดียว

ราคาที่ต่ำกว่าตลาดมากผิดปกติก็เป็นสัญญาณที่ควรถามต่อ อ่านเหตุผลได้ใน สัญญาณเตือนพาเลทพลาสติกราคาถูก

8. ผู้ขายที่เป็นบริษัทจดทะเบียน ได้เปรียบอย่างไร

บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องเปิดเผยงบการเงินรายไตรมาสที่ผ่านการสอบทานจากผู้สอบบัญชี และต้องจัดทำรายงานประจำปี (แบบ 56-1 One Report) ที่เปิดให้ทุกคนอ่านได้ ฝ่ายจัดซื้อจึงไม่ต้องรอผู้ขายส่งงบให้ และตรวจสถานะล่าสุดได้เองทุกเมื่อ ทั้งยังลดความเสี่ยงเอกสารการเงินไม่ตรงกับความจริง

ศรีไทย ซุปเปอร์แวร์ เป็นบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ชื่อย่อหลักทรัพย์ SITHAI) ข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบได้มีดังนี้

9. เช็กลิสต์เอกสารขึ้นทะเบียนผู้ขาย (คัดลอกไปใช้ได้)

ใช้ตารางนี้เป็นแฟ้มตรวจผู้ขายพาเลทพลาสติก ช่อง "ได้รับ" และ "ตรวจกับแหล่งต้นทาง" ให้กรอกเอง ช่อง "จำเป็น" ปรับได้ตามนโยบายองค์กร

เมื่อผู้ขายผ่านการขึ้นทะเบียนแล้ว ขั้นต่อไปคือ เทียบใบเสนอราคาพาเลทพลาสติก และดูกรอบงบประมาณจาก พาเลทพลาสติกราคาเท่าไหร่

10. คำถามที่พบบ่อย

บทความที่เกี่ยวข้อง